Denna dataskyddsbeskrivning beskriver hur Soluni Oy behandlar personuppgifter om sina kunder och potentiella kunder i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 (GDPR) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. I tillämpliga delar omfattar denna dataskyddsbeskrivning även behandling av personuppgifter om kontaktpersoner för företags- och organisationskunder, representanter samt andra personer som har kontakt med Soluni Oy.
Soluni Oy (2688911-9)
Fredrikinkatu 7
49400 Hamina
tel. +358 5 229 6777
Karri Holmberg
e-post: info@soluni.com
Soluni Oy
tel. +358 5 229 6777
Soluni Oy:s kundregister
Soluni Oy behandlar personuppgifter endast för på förhand fastställda och lagliga ändamål. Behandlingen av personuppgifter grundar sig, beroende på ändamålet med behandlingen, på fullgörande av avtal, fullgörande av den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse, den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intresse eller den registrerades samtycke.
Personuppgifter behandlas för att etablera, upprätthålla och hantera kundrelationer samt för att tillhandahålla och leverera produkter och tjänster som kunden har beställt. Uppgifter kan behandlas exempelvis för identifiering av kunden, behandling och verifiering av beställningar och andra kundtransaktioner, kundservice, kommunikation med kunden, fakturering, behandling av betalningar samt fullgörande av avtalsbaserade rättigheter och skyldigheter.
Den rättsliga grunden för behandlingen är fullgörande av avtal eller vidtagande av åtgärder på den registrerades begäran innan ett avtal ingås.
Personuppgifter behandlas för att fullgöra rättsliga förpliktelser som gäller den personuppgiftsansvarige. Sådana kan exempelvis vara skyldigheter som hänför sig till bokföring, beskattning, betalningstrafik samt uppgifter som lämnas till myndigheter.
Den rättsliga grunden för behandlingen är fullgörande av den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse.
Personuppgifter kan behandlas för planering, analys, statistik och utveckling av kundrelationen, Soluni Oy:s verksamhet, produkter och tjänster. Uppgifter kan exempelvis användas för att analysera användningen av tjänster och kundupplevelsen samt för att förbättra verksamhetens kvalitet och effektivitet.
Soluni Oy kan vid tillhandahållande och utveckling av sina tjänster använda samarbetspartner som behandlar personuppgifter för Soluni Oy:s räkning och enligt dess instruktioner. Behandlingen av personuppgifter regleras då på det sätt som krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.
Den rättsliga grunden för behandlingen är den personuppgiftsansvariges berättigade intresse av att utveckla sin verksamhet, sina produkter, sina tjänster och sina kundrelationer. Om behandlingen enligt lag kräver den registrerades samtycke grundar sig behandlingen på samtycke.
Personuppgifter kan behandlas för att förebygga, upptäcka och utreda missbruk, bedrägerier och informationssäkerhetsincidenter samt för att skydda Soluni Oy:s, dess kunders och andra parters rättigheter. Uppgifter kan också behandlas för att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.
Den rättsliga grunden för behandlingen är den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intresse av att skydda sin verksamhet, sin egendom, sina informationssystem och sina rättigheter samt att förebygga och utreda missbruk.
Personuppgifter kan behandlas för kundkommunikation, marknadsföring och direktmarknadsföring av Soluni Oy:s produkter och tjänster samt för planering, analys och inriktning av marknadsföringen.
Den rättsliga grunden för behandlingen kan, beroende på behandlingssätt och tillämplig lagstiftning, vara den personuppgiftsansvariges berättigade intresse eller den registrerades samtycke. Elektronisk direktmarknadsföring genomförs i enlighet med lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation och annan tillämplig lagstiftning.
Den registrerade har när som helst rätt att invända mot behandling av sina personuppgifter för direktmarknadsföring. Om marknadsföringen grundar sig på samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke.
Personuppgifter kan användas för att bilda kundgrupper samt för att rikta kommunikation, tjänster och marknadsföring exempelvis utifrån kundens köphistorik, uppgifter om kundrelationen och uppgifter som erhållits genom användningen av tjänster.
Den rättsliga grunden för profileringen är, beroende på ändamålet och sättet för behandlingen, den personuppgiftsansvariges berättigade intresse eller den registrerades samtycke. Vid behandling med hjälp av cookies och andra motsvarande spårningstekniker inhämtas samtycke när tillämplig lagstiftning kräver det.
Soluni Oy fattar inte beslut som enbart grundar sig på automatiserad behandling av personuppgifter och som har rättsliga följder för den registrerade eller på liknande sätt i betydande grad påverkar honom eller henne.
Personuppgifter kan också behandlas för andra separat angivna ändamål på grundval av den registrerades samtycke. När samtycke begärs informeras den registrerade om för vilket ändamål personuppgifterna behandlas.
Den registrerade har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Återkallandet av samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som utförts före återkallandet.
Personuppgifter behandlas för att administrera Soluni Oy:s ersättningssystem, fastställa och följa upp bonusrättigheter samt beräkna och betala ut bonusar. Personuppgifter behandlas också för att fullgöra lagstadgade rapporterings-, bokförings- och skattskyldigheter i samband med bonusutbetalningar.
Personbeteckningen behandlas för att entydigt identifiera en person när detta är nödvändigt för att genomföra bonusutbetalningar och fullgöra de lagstadgade rapporteringsskyldigheter som är förknippade med dem. Personbeteckningen kan dessutom användas för att säkerställa en entydig identifiering av personen i kund- och ersättningssystemet så att flera överlappande kundrelationer eller bonusrättigheter inte skapas för samma person.
Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter i samband med genomförandet av ersättningssystemet är, beroende på ändamålet med behandlingen, fullgörande av avtal, fullgörande av den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse eller den personuppgiftsansvariges berättigade intresse av att säkerställa att ersättningssystemet fungerar korrekt och tillförlitligt samt att förebygga felaktig eller obefogad intjäning och utbetalning av bonusar.
Personbeteckningen behandlas endast när en entydig identifiering av personen är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Personbeteckningen används inte i onödan som kundnummer eller annan allmänt använd identifierare.
I tjänster som Soluni Oy tillhandahåller kan lokaliseringsuppgifter från användarens enhet användas för att genomföra platsbaserade funktioner.
Enhetens lokaliseringsuppgifter lagras inte i Soluni Oy:s kundregister och används inte för att skapa någon lokaliseringshistorik för användaren. Enhetens exakta position används endast i samband med genomförandet av den aktuella platsbaserade funktionen på det sätt som användarens enhet tillåter.
Användaren styr användningen av enhetens exakta position genom de inställningar för plats och behörigheter som enheten och operativsystemet tillhandahåller. Användaren kan tillåta eller förhindra att applikationen får åtkomst till enhetens position samt ändra den beviljade behörigheten i enhetens inställningar.
Registret kan bland annat innehålla uppgifter som hör till följande kategorier och som är nödvändiga med hänsyn till registrets användningsändamål.
Grundläggande uppgifter som varierar beroende på kundgrupp (oberoende representant, promotor, Premium-kund, Soluni-kund, VIP-kund, stamkund), såsom:
Uppgifter som hänför sig till kundrelationen och annan relevant anknytning, såsom:
Personuppgifter som behandlas under kundrelationen lagras så länge kundrelationen är i kraft. Kundrelationen gäller tills vidare och upphör när kunden säger upp den.
Efter att kundrelationen har upphört lagras personuppgifterna så länge det är nödvändigt för det aktuella behandlingsändamålet, för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Därefter raderas eller anonymiseras uppgifterna.
Personuppgifter erhålls i första hand från den registrerade själv i samband med att kundrelationen etableras och upprätthålls samt när den registrerade använder Soluni Oy:s tjänster.
Uppgifter kan också erhållas från Soluni Oy:s representanter och ombud samt från system och tjänster som Soluni Oy använder i samband med kundrelationen, beställningar, betalningar, kundservice och annan användning av tjänster.
Uppgifter kan också samlas in och skapas i samband med användningen av Soluni Oy:s webbplatser och elektroniska tjänster, exempelvis med hjälp av cookies och andra motsvarande tekniker. Användningen av cookies och andra spårningstekniker beskrivs närmare i punkt tio (10) i denna integritetspolicy.
Personuppgifter kan dessutom erhållas från sociala medietjänster och andra motsvarande tjänster med den registrerades samtycke.
Uppgifter kan också, inom de gränser som lagen tillåter, erhållas från myndigheter, offentliga och privata register samt andra externa informationskällor. Sådana källor kan exempelvis vara Postis adressdatasystem, befolkningsdatasystemet hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, kreditupplysningsregister, register som upprätthålls av Asiakkuusmarkkinointiliitto samt andra motsvarande adress-, kontakt- och informationstjänster.
Uppgifter kan också erhållas från Soluni Oy:s samarbetspartner när det finns en grund för utlämnande och behandling av uppgifterna enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.
Nya uppgifter kan dessutom skapas i registret på grundval av uppgifter som redan finns i registret samt användningen av Soluni Oy:s tjänster för de ändamål för behandling av personuppgifter som beskrivs i punkt fyra (4) i denna integritetspolicy.
Soluni Oy kan vid behandling av personuppgifter anlita externa tjänsteleverantörer och samarbetspartner som behandlar personuppgifter för Soluni Oy:s räkning och enligt dess instruktioner. Sådana personuppgiftsbiträden kan exempelvis vara:
Personuppgiftsbiträden får endast behandla personuppgifter för att tillhandahålla de avtalade tjänsterna och i enlighet med Soluni Oy:s instruktioner. Behandlingen av personuppgifter regleras på det sätt som krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.
Personuppgifter kan dessutom lämnas ut till myndigheter och andra parter när Soluni Oy har en lagstadgad skyldighet eller rätt att göra detta. Sådana utlämnanden kan exempelvis avse beskattning, anmälningar till inkomstregistret, bokföring eller en myndighets lagenliga begäran om information.
Personuppgifter lämnas inte ut till externa parter för deras egna marknadsföringsändamål om inte den registrerade har lämnat sitt samtycke eller det finns någon annan grund enligt tillämplig lagstiftning.
Soluni Oy strävar efter att i första hand behandla personuppgifter inom Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
I samband med tjänster som tillhandahålls av tjänsteleverantörer, molntjänster eller andra samarbetspartner som agerar för Soluni Oy:s räkning kan personuppgifter dock i vissa fall även behandlas eller överföras utanför EU eller EES.
Om personuppgifter överförs utanför EU eller EES säkerställer Soluni Oy att det finns en överföringsgrund enligt kapitel fem (5) i EU:s allmänna dataskyddsförordning och att personuppgifterna skyddas på det sätt som krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Överföringen kan exempelvis grunda sig på Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder, såsom standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses, SCC) som godkänts av Europeiska kommissionen. Vid behov används även andra kompletterande skyddsåtgärder.
Personuppgifter skyddas genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra obehörig eller olaglig behandling av personuppgifter samt oavsiktlig förlust, förstöring, ändring eller skada.
Tillgången till personuppgifter är begränsad till personer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. Behörigheter för behandling av personuppgifter beviljas utifrån arbetsuppgifter och behovet av behandling.
Informationssystem och de personuppgifter som behandlas i dem skyddas med lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, såsom behörighetshantering, identifiering av användare och andra informationssäkerhetslösningar. Säkerhetsåtgärderna utvärderas och utvecklas vid behov med beaktande av personuppgifternas art och de risker som är förknippade med behandlingen.
Soluni Oy förutsätter att dess anställda och samarbetspartner som behandlar personuppgifter behandlar personuppgifterna konfidentiellt och på ett korrekt sätt.
Den registrerade har de rättigheter som följer av EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) i samband med behandlingen av sina personuppgifter. Rättigheternas tillämplighet och omfattning beror på ändamålet och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter.
Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas. Om sådana uppgifter behandlas har den registrerade rätt att få tillgång till de personuppgifter som rör honom eller henne samt information om behandlingen i enlighet med GDPR. Den registrerade har också rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas.
Om den registrerades begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt om begäranden görs upprepade gånger, kan den personuppgiftsansvarige inom de gränser som GDPR tillåter ta ut en rimlig avgift som grundar sig på administrativa kostnader för att tillmötesgå begäran eller vägra att tillmötesgå begäran.
Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade. Med beaktande av ändamålen med behandlingen har den registrerade dessutom rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade.
I de situationer som anges i GDPR har den registrerade rätt att begära radering av personuppgifter som rör honom eller henne. Rätten till radering gäller dock inte när behandlingen eller lagringen av personuppgifter är nödvändig exempelvis för att fullgöra den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
I de situationer som anges i GDPR har den registrerade rätt att kräva att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter begränsas. Rätten kan exempelvis bli aktuell om den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet eller behandlingens laglighet.
Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hans eller hennes specifika situation, rätt att invända mot behandling av sina personuppgifter när behandlingen grundar sig på den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intresse. I sådana fall upphör behandlingen av personuppgifterna, såvida inte den personuppgiftsansvarige kan visa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Den registrerade har när som helst rätt att invända mot behandling av sina personuppgifter för direktmarknadsföring, inklusive profilering som hänför sig till direktmarknadsföring. Om den registrerade invänder mot behandling av sina personuppgifter för direktmarknadsföring kommer personuppgifterna inte längre att behandlas för detta ändamål.
Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Återkallandet av samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som grundat sig på samtycke och utförts före återkallandet.
I de situationer som anges i GDPR har den registrerade rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundar sig på automatiserad behandling av personuppgifter, inklusive profilering, och som har rättsliga följder för honom eller henne eller på liknande sätt i betydande grad påverkar honom eller henne.
Soluni Oy fattar inte beslut om den registrerade som enbart grundar sig på automatiserad behandling och som skulle ha sådana rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverka den registrerade.
Den registrerade kan utöva de ovan beskrivna rättigheterna genom att kontakta den kontaktperson för dataskyddsärenden som anges i punkt två (2). Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära ytterligare information från den registrerade för att verifiera hans eller hennes identitet.
Den personuppgiftsansvarige besvarar den registrerades begäran utan onödigt dröjsmål och som huvudregel senast inom en månad från det att begäran mottagits. I situationer som anges i GDPR kan tidsfristen förlängas med högst två månader med beaktande av begärandenas komplexitet och antal. Den registrerade informeras om en eventuell förlängning av tidsfristen och orsakerna till den inom en månad från det att begäran mottagits.
Om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter strider mot tillämplig dataskyddslagstiftning har han eller hon rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten, som i Finland är Dataombudsmannens byrå.
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
www.tietosuoja.fi
På Soluni Oy:s webbplats används cookies och andra motsvarande tekniker för att möjliggöra webbplatsens tekniska funktion, förbättra användarupplevelsen, analysera användningen av webbplatsen samt, med användarens samtycke, rikta marknadsföring och mäta reklamens effektivitet.
Cookies är små filer som en webbplats kan lagra på användarens enhet. Med hjälp av cookies och motsvarande tekniker kan man exempelvis bevara användarens val och inloggningsuppgifter, möjliggöra tekniska funktioner på webbplatsen, samla in information om användningen av webbplatsen samt mäta och rikta marknadsföring.
På webbplatsen kan både Soluni Oy:s egna cookies och cookies och motsvarande tekniker som placerats av tredje parter användas. Uppgifter som samlas in med hjälp av cookies kan exempelvis omfatta information om den enhet och webbläsare som används, IP-adress, uppgifter om besök på och användning av webbplatsen samt identifieringsuppgifter som skapats med hjälp av cookies och andra motsvarande tekniska identifierare.
Nödvändiga cookies används för att genomföra den tekniska funktionen hos webbplatsen och de tjänster som användaren begär. Andra än nödvändiga cookies, såsom cookies som används för analys, reklam och inriktning av marknadsföring, används på grundval av användarens samtycke när tillämplig lagstiftning kräver samtycke.
Soluni Oy kan använda analys- och marknadsföringstjänster från tredje parter på sin webbplats.
Google Analytics kan användas för att analysera användningen av webbplatsen och användningsmönster. Med hjälp av tjänsten kan information exempelvis samlas in om besök på webbplatsen och besökta sidor.
Meta Pixel-teknik kan användas för att mäta reklamens effektivitet, analysera händelser som hänför sig till användningen av webbplatsen samt rikta reklam. Meta kan behandla uppgifter som samlas in med hjälp av tekniken i enlighet med sina egna dataskyddsrutiner.
I samband med tredjepartstjänster som används på webbplatsen kan personuppgifter i vissa fall behandlas utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. På sådana överföringar av personuppgifter tillämpas de principer för överföring av personuppgifter som beskrivs i punkt sju (7) i denna integritetspolicy.
Användaren kan hantera andra än nödvändiga cookies via den cookiehantering som finns på webbplatsen. Användaren kan ge eller avstå från att ge sitt samtycke för olika ändamål samt senare ändra sina val eller återkalla sitt samtycke.
Det ska vara lika enkelt att återkalla samtycke som att lämna det. Återkallandet av samtycke påverkar inte lagligheten av behandling som utförts på grundval av samtycket före återkallandet.
Användaren kan dessutom hantera och radera cookies via inställningarna i sin webbläsare. Blockering av cookies via webbläsarens inställningar kan dock påverka webbplatsens eller vissa av dess funktioners funktion.